Bien préparer son événenement d’entreprise

P ALVES Aerok - 205 BISBien préparer son évènement d’entreprise

En tant qu’organisateur d’évènement, gagner du temps est important lorsque l’on projette la mise en place d’un évènement d’entreprise.

Il faut donc structurer son projet avant de faire des demandes à des prestataires tel qu’Aerokart.

Commençons par résumer les étapes à respecter :

 – Etape 1 : Quel est l’objet de votre évènement d’entreprise ?

L’objet de l’évènement d’entreprise peut déterminer la configuration de la manifestation. Par exemple, si vous cherchez à fédérer une équipe (team building), vous n’aurez pas forcément à prévoir une intervention en salle de réunion.

– S’agit-il :

  • D’un évènement de fédération (team building),
  • D’un évènement de motivation (incentive),
  • D’un séminaire de coaching,
  • D’un séminaire de formation,
  • D’un séminaire de clôture d’année, de semestre…
  • D’un lancement de produit, d’un évènement de relation presse,
  • D’un évènement de relation client…

– Etape 2 : Combien de temps est accordé à cet évènement d’entreprise?

Connaître la durée dont vous disposez pour l’évènement est une information essentielle pour le Chef de Projet Evénementiel. Il connait par cœur les temps d’occupation de chaque produit mis à disposition de son client. Par exemple : un client indique un temps de disponibilité très court. Ce dernier veut à la fois faire une activité et se restaurer. Le Chef de Projet Evénementiel saura proposer une formule cocktail déjeunatoire ou dinatoire en parallèle de l’activité afin de gagner du temps.

– Généralement les évènements d’entreprise se font sur :

  • Deux jours : salle de réunion, déjeuner, salle de réunion, activités (karting jour N°1 et simulateur de chute libre jour N°2), dîner, nuitée d’hôtel.
  • Une journée complète : salle de réunion, déjeuner, salle de réunion, activités, diner, soirée festive. (8h00-2h00)
  • Une demi-journée : activités, repas ou mini-réunion, activités, repas.
  • Deux heures : rafraichissements/collation, activités.

– Etape 3 : De combien de participant s’agit-il ?

Logiquement, le nombre de personne influe sur la durée d’occupation globale. Par exemple : le Chef de Projet Evènementiel sait qu’une session de simulateur de chute libre pour 100 personnes va générer des temps d’attente car les convives ne font pas tous l’activité simultanément. Il proposera donc automatiquement une activité complémentaire pour les personnes en attente.

Chez Aerokart, le format de course de karting change selon le nombre de pilote.

  • 15 pilotes = Grand Prix de 30 minutes (course individuelle),
  • 30 pilotes = Grand Prix 1h00 (course sous forme de relais – équipages de 2 pilotes),
  • 45 pilotes = Grand Prix 1h30 (course sous forme de relais – équipages de 3 pilotes),
  • 60 pilotes = Grand Prix 2h00 (course sous forme de relais – équipages de 4 pilotes),
  • 75 pilotes = Grand Prix 2h30 (course sous forme de relais – équipages de 5 pilotes).

Pour le simulateur de chute libre, les régisseurs et les moniteurs fonctionnent avec des groupes d’une quinzaine de personnes (pour des question d’attention). Par exemple : Pour une demande de 45 personnes, les moniteurs scinderont le groupe en 3 fois 15 personnes. Cela créera un temps de décalage entre les groupes. Le Chef de projet Evènementiel pourra alors mettre une activité complémentaire en parallèle (Une session de karting, du segway, 2 tables de ping pong, les sumos…).

– Etape 4 : Quand souhaitez vous réaliser l’évènement ?

Dans cette étape, il y a une double notion : la période (hors vacances, période calme pour le business, et laissant un temps d’organisation confortable ou au contraire une période très proche pour atteindre des objectifs de fin d’année par exemple…) et le jour (lundi, mardi, mercredi…).

Pour la période, plusieurs facteurs interviennent souvent :

  • Vacances scolaires, ponts…
  • Disponibilité des commerciaux ou des clients lorsqu’il s’agit d’un évènement relation client,
  • Disponibilité de la Direction pour la réunion de fin d’année,
  • Le temps de communication interne, le temps d’inscription des salariés,
  • L’intensité du business.

Selon la population (les convives), il y a des jours plus opportuns. Le jour préféré des entreprises est le jeudi. Cela s’explique surement parce que le mercredi, des personnes ne travaillent pas et parce que le vendredi annonce le début du weekend. Les gens aiment généralement se libérer tôt pour partir rapidement en weekend.

Nous avons aussi des clients qui aiment le lundi et mardi car en commençant la semaine par un évènement chez Aerokart, ils disent mettre leur équipe dans de bonnes conditions pour le reste de la semaine. Cela n’est pas faux. Il est aussi intéressant d’entretenir le buzz en interne ? C’est souvent ce qu’entraine un tel évènement qui change du quotidien professionnel. Cela améliore les rapports au sein de l’entreprise et une bonne communication se fait ressentir.

Il y a aussi les demandes sur les weekends. C’est généralement le cas des entreprises ayant besoin d’assurer une permanence sur la semaine. Cela concerne aussi les évènements plus familiaux. Par exemple, l’invitation du conjoint, généralement via le comité d’entreprise.

– Etape 5 : Quel est votre budget ?

Il existe plusieurs cas sur l’étape budget.

  • Il y a ceux qui connaissent leur budget mais qui ne souhaitent pas le communiquer afin de voir la proposition brute du Chef de projet Evènementiel. Mais dans ce cas là, il faut savoir revenir vers le Chef de Projet Evènementiel pour le debriefer car il vous fait une proposition avec le feeling qu’il aura eu durant votre entretien téléphonique.
  • Il y a ceux qui connaissent leur budget et qui le communique. C’est souvent le cas de la demande « last minutes ». Cela permet de faire gagner du temps au client et au Chef de Projet Evènementiel car moins de mise à jour de la proposition et donc moins d’aller-retour.
  • Il y a ceux qui ne connaissent pas du tout le budget et qui n’ont aucune idée de ce que cela peut représenter. Le Chef de Projet Evènementiel propose généralement deux simulations tarifaires. Une fourchette basse et une fourchette haute.

En ayant dégrossi chaque point, vous êtes désormais prêt à contacter votre Chef de Projet Evènementiel pour un briefing du tonnerre ! Il risque d’ailleurs d’être étonné d’un briefing si carré. Mais « shuttt », gardez bien votre secret !

Xavier Fauconnet : 01 30 25 72 84

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